PERSONVERNFORORDNINGEN

Retningslinjer for personvern

På grunn av den nye personvernforordningen EU-forordning 2016/679 (EUs felles datalovgivning, GDPR, General Data Protection Regulation), som trer i kraft 25. mai 2018, er denne personvernpolicyen etablert for Pharmaxim AB.

Innledning

Vi oppbevarer personopplysninger om våre ansatte, kunder, leverandører og andre personer for ulike forretningsformål. Disse retningslinjene beskriver hvordan vi beskytter personopplysninger og sikrer at de håndteres på riktig måte.

Selskapets virksomhet
Selskapet driver hovedsakelig med distribusjon og salg av veterinærmedisiner, reseptfrie humanmedisiner, landbruksprodukter og varige forbruksvarer til detaljhandelen.

Databeskyttelseshistorikk
På tidspunktet for utarbeidelsen av disse retningslinjene har selskapet aldri opplevd datainnbrudd eller lekkasje av personopplysninger.

Omfang

Denne policyen gjelder for alle Pharmaxims ansatte.
Selskapet lagrer personopplysninger, basert på personvernforordningen kapittel 6, for å oppfylle avtaler som den registrerte er part i.
Behandlingen av alle personopplysninger må være nødvendig for å levere våre tjenester, vi må ha et legitimt behov og ikke unødig skade den enkeltes integritet.

Pharmaxim har en rekke funksjoner som hver for seg og i fellesskap sørger for at vi håndterer dette korrekt internt.
Pharmaxims personvernombud er blant annet ansvarlig for følgende

Holde styret oppdatert om ansvarsområder, risikoer og problemer knyttet til personvern
Regelmessig gjennomgå alle rutiner og retningslinjer for personvern.
Organisere opplæring og veiledning i personvern for de ansatte som omfattes av disse retningslinjene.
Svar på spørsmål om personvern fra ansatte, styremedlemmer og andre interessenter.
For å svare kunder, leverandører, interessenter og ansatte som ønsker å vite hvilke opplysninger selskapet har om dem.

Vår IT-sjef er ansvarlig for

alle systemer, tjenester, programmer og utstyr oppfyller gjeldende sikkerhetsstandarder
i samarbeid med vår eksterne maskinvare- og nettverksleverandør kontrollere og skanne sikkerhetsmaskinvare og -programvare regelmessig for å sikre at den fungerer som den skal.
undersøke, på grunnlag av denne policyen, alle tredjepartstjenester som selskapet vurderer å bruke til å lagre eller behandle data.
endelig kontrollere og godkjenne tredjeparter som håndterer selskapets data, kontrakter eller databehandleravtaler.

Markedsføringskoordinatoren er ansvarlig for

materiale som brukes til markedsføringsformål, fullt ut oppfyller kravene i retningslinjene våre og GDPR.

Personopplysninger som behandles av selskapet

Selskapet behandler personopplysninger fra følgende:

nåværende og tidligere kunder
nåværende og tidligere leverandører
nåværende og tidligere ansatte
arbeidssøkere
banker, leasingselskaper
nåværende og tidligere konsulenter
nåværende og tidligere transportører
myndigheter

Disse opplysningene behandles i selskapet på følgende måter

forretnings- og lønnssystemer
servere som inneholder e-post og Outlook-kontakter
Papirformat i låst rom
Utenfor Sverige gjennom eksterne konsulentselskaper for lønns- og personaladministrasjon.
Det finnes en oversikt over personopplysningene i hvert medium.

Med personopplysninger menes

Opplysninger om identifiserbare personer, for eksempel jobbsøkere, nåværende og tidligere ansatte, vikarer, kontraktsmedarbeidere og andre ansatte, kunder, leverandører, transportører og markedsføringskontakter.

Personopplysninger vi samler inn kan omfatte: kontaktopplysninger, utdanningsbakgrunn, økonomiske opplysninger og lønnsopplysninger, opplysninger om attester og vitnemål, utdanning og kompetanse, sivilstand, nasjonalitet, stillingstittel, korrespondanse og CV.

Sensitive personopplysninger betyr

Personopplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politiske meninger, religiøs eller lignende overbevisning, fagforeningsmedlemskap (eller ikke-medlemskap), fysisk eller psykisk helse eller tilstand, hukommelse, straffbare handlinger eller relaterte prosedyrer - all bruk av sensitive personopplysninger skal kontrolleres strengt i samsvar med disse retningslinjene.

I kategorien "sensitive personopplysninger" håndterer selskapet kun fagforeningsmedlemskap og helse, da disse brukes til lønnsfastsettelse via fagforeningsforhandlinger og sykelønn.

Personopplysninger i ustrukturert materiale

De personopplysningene som selskapet håndterer i ustrukturert materiale er e-post. Datatilsynet anser at personopplysninger av ikke-sensitiv karakter i vanlig e-postkorrespondanse mellom kolleger og andre dagligdagse meldinger ikke krever at en tredjepart informeres.

All e-post sendes alltid TLS-kryptert i Microsoft Office Outlook. Hvis selskapet mottar e-post som inneholder sensitive personopplysninger, gjøres det en vurdering av om opplysningene må bevares, og først da overføres de til de tiltenkte digitale filene, og e-posten slettes alltid.

Krav til samtykke

Basert på de ikke-sensitive personopplysningene som selskapet registrerer om kunde- og leverandørkontakter, er det i henhold til forordningen tilstrekkelig å informere de berørte om at vi har registrert opplysningene og at de kan få tilgang til dem. Det kreves for øyeblikket ikke noe direkte samtykke.

Selskapet har oppdatert sine kunde- og leverandørregistre med oppdatert kontaktinformasjon og har i den forbindelse sendt ut e-poster.

Lagring av data

Når data lagres på papir, oppbevares de på et sikkert sted der uvedkommende ikke har tilgang til dem.
Trykte data skal destrueres i egne beholdere når de ikke lenger er nødvendige.
Hos Pharmaxim er lagrede data alltid beskyttet av sterke passord som endres regelmessig.
Data som er lagret på CD-er eller minnepinner er låst når de ikke er i bruk.
Skytjenestene som brukes, oppfyller selskapets krav til sikker og kryptert behandling av personopplysninger.
Alle servere som inneholder sensitive data, er autorisert og beskyttet av sikkerhetsprogramvare og sterke brannmurer.

Gallring

Myndighetene krever at selskapet lagrer data i minst 7 år etter avslutningsdatoen, og Pharmaxim har tilpasset sine rutiner til dette. Kunderegistre, leverandørregistre og e-poster slettes derfor året etter 7-årsintervallet.

Brudd på personopplysningssikkerheten

Pharmaxim iverksetter relevante forhåndstiltak for å minimere risikoen for datainnbrudd. Dette inkluderer minimering av mengden informasjon som lagres, minimering av lagringstiden og kryptert lagring. Hvis Pharmaxim utsettes for et datainnbrudd, skal hendelsen dokumenteres. Hvis hendelsen medfører risiko for enkeltpersoners rettigheter og friheter, må hendelsen rapporteres til tilsynsmyndigheten innen 72 timer. Hvis hendelsen kan føre til at personer utsettes for alvorlig risiko, skal også de registrerte informeres. For dette formålet har selskapet utviklet en egen prosedyre.

Hos Pharmaxim har alle ansatte kunnskap om og plikt til å rapportere faktiske eller potensielle personvernfeil.

(SE) Behandling av personopplysninger

Pharmaxim AB (556651-2298) bruker informasjonen du frivillig gir oss når du registrerer deg for fremtidig kontakt med deg. Personopplysninger kan deles med andre parter hvis dette kreves i henhold til lovgivning eller rettslige prosesser.

Personopplysningene som brukes kan omfatte navn, telefonnummer, e-postadresse, adresse, fødselsdato og annen informasjon som regnes som personopplysninger. Personopplysninger lagres i opptil åtte (8) år.

Ditt samtykke til lagring av personopplysninger i henhold til disse retningslinjene er gyldig inntil du velger å trekke tilbake samtykket. Når du velger å trekke tilbake samtykket ditt, vil personopplysningene dine bli anonymisert, med mindre lovgivning eller juridiske prosesser krever at Pharmaxim fortsetter å lagre opplysningene dine.

En gang i året har du rett til å be om gratis informasjon om hvilke personopplysninger Pharmaxim AB har lagret om deg. Denne forespørselen sendes til info@pharmaxim.com

All behandling av personopplysninger skjer i samsvar med EUs personvernforordning (GDPR), svensk lovgivning og anbefalinger fra Datainspektionen. Du kan lese mer om dette på Dataskyddsinspektionens nettsider.

Hvis du har kommentarer til vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte Datainspektionen. Hvis du har spørsmål om behandlingen av personopplysninger hos Pharmaxim AB, kan du kontakte info@pharmaxim.com.

(FI) HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Pharmaxim AB (556651-2298) käsittelee tietoja, joita jät vapaaehtoisesti rekisteröitymisen tai muun yhteydenpidon yhteydessä. Henkilötietoja voidaan jakaa muiden osapuolten kanssa lain tai oikeusprosessin vaatiessa.

Käytettäviä henkilötietoja ovat nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, syntymätiedot sekä muut tiedot, jotka luetaan henkilötiedoiksi. Henkilötietoja säilytetäja kahdeksan (8) vuotta.

Tämän käytännön mukaista suostumustasi sovelletaan henkilötietoihisi, kunnes peruutat suostumuksesi. Når en stevning er utstedt, vil dataene bli anonymisert innen rimelig tid, med mindre loven eller en pågående rettsprosess fører til at legemiddelindustrien beskytter dataene ytterligere.

Du har rett til å få informasjon om hvor mange personer du har sikret hvert år. Du kan skrive til: info@pharmaxim.com

Behandlingen av alle personopplysninger er underlagt EUs personvernforordning (GDPR), lovbestemmelser og administrative bestemmelser. Voit lukea lisää tietosuojavaltuutuutuutetun verkkosivustolla.

Jos sinulla on huomautuksia henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä tietosuojavaltuutettuun. Jos haluat kysyä Pharmaxim AB: n henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä info@pharmaxim.com

(DK) RETNINGSLINJENE FOR VÅR BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

Pharmaxim AB (556651-2298) behandler dine personopplysninger som du frivillig deler med oss, som en del av kundeforholdet, i kraft av vårt samarbeid og eller annen kontakt. Personopplysninger kan deles med andre parter hvis dette er påkrevd i henhold til lov, forskrift, domstolsbeslutning eller myndighetsbeslutning, rettslige krav eller en pågående rettsprosess.

Personopplysningene som behandles er navn, telefonnummer, e-postadresse, adresse, fødselsdato, samt opplysninger som sammen eller hver for seg utgjør personopplysninger. Personopplysningene dine lagres i opptil åtte (8) år for at registreringen din skal kunne fortsette hos oss.

Ditt samtykke i henhold til denne personvernerklæringen er gyldig inntil du trekker tilbake samtykket eller avregistrerer deg. Når samtykket automatisk utløper, vil personopplysningene bli permanent anonymisert, med mindre Pharmaxim AB, som følge av lov, forskrift, domstols- eller myndighetsavgjørelse, rettslig krav eller pågående rettslig prosess, er pålagt i henhold til denne erklæringen å oppbevare opplysningene lenger enn angitt.

En gang i året har du rett til å motta et gratis utdrag av opplysningene som er lagret om deg. Du kan redigere opplysningene eller slette dem. Du kan be om dette på e-post: info@pharmaxim.com
All behandling av personopplysninger skjer i henhold til EUs personvernforordning ("GDPR" - 2016/679) og den danske personopplysningsloven, som begge trer i kraft 25. mai 2018. Før denne datoen er behandlingen regulert i den gjeldende danske personopplysningsloven.

Hvis du har klager på vår håndtering av personopplysninger, bør du kontakte Datatilsynet, som er ansvarlig tilsynsmyndighet for personvern.

Hvis du har andre spørsmål om Pharmaxim ABs personvernerklæring, kan du sende en e-post til info@pharmaxim.com.

(ENG) BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

Pharmaxim AB (556651-2298) bruker de personopplysningene og den informasjonen som du frivillig legger igjen når du registrerer deg og i videre kontakt med oss. Personopplysninger kan deles med andre parter hvis dette er påkrevd i henhold til lov, forskrift eller ved rettslig eller myndighetsavgjørelse, rettslige krav eller en pågående juridisk prosess.

De personopplysningene som behandles er navn, telefonnummer, e-postadresse, adresse, fødselsdata samt opplysninger som samlet eller hver for seg utgjør personopplysninger.
Personopplysninger lagres i opptil åtte (8) år.

Ditt samtykke i henhold til disse retningslinjene for personopplysninger gjelder inntil du trekker tilbake samtykket eller avregistrerer kontoen din. Når samtykket utløper, vil personopplysningene bli anonymisert permanent, med mindre det følger av lov, forskrift, domstols- eller myndighetsbeslutning, rettslige krav eller en pågående rettslig prosess at Pharmaxim AB kan lagre opplysningene lenger enn det som er angitt i denne personvernerklæringen.

En gang i året har du rett til kostnadsfritt å få et utdrag av opplysningene som er lagret om deg, samt å få opplysningene rettet eller slettet. Dette kan du be om på e-post: info@pharmaxim.com

All behandling av personopplysninger skjer i henhold til den svenske personopplysningsloven (PUL), inntil den erstattes av EUs personvernforordning (GDPR) og tilsvarende svensk lovgivning, samt anbefalinger fra Datainspektionen. Du kan lese mer om dette regelverket på Datainspektionens nettsider.

Hvis du har klager på vår håndtering av personopplysninger, kan du henvende deg til Datainspektionen, som er ansvarlig tilsynsmyndighet for personvern. Hvis du har andre spørsmål om Pharmaxim ABs personvernerklæring, kan du sende en e-post til info@pharmaxim.com.

Informasjonskapsler

Ved å fortsette å bruke dette nettstedet samtykker du til bruk av informasjonskapsler i samsvar med våre retningslinjer for informasjonskapsler.

Pharmaxims digitale plattformer bruker informasjonskapsler for å forbedre opplevelsen for besøkende, inkludert nettsteder og nettsteder som kan nås via mobilappene våre. Hvis du ikke ønsker å motta informasjonskapsler når du surfer på nettstedet vårt, kan du alltid endre nettleser- og/eller mobilinnstillingene slik at du blir varslet når du mottar informasjonskapsler, eller du kan velge å begrense eller helt blokkere informasjonskapsler.

Informasjonskapsler er små filer som plasseres på datamaskinen eller mobilenheten din av nettservere. Informasjonskapsler gjør det mulig for deg å navigere mellom sider raskere og mer effektivt, huske dine preferanser, interesser eller innloggingsdetaljer og generelt forbedre opplevelsen din. Informasjonskapsler kan ikke kjøres som kode eller brukes til å spre virus, og de kan ikke gi oss tilgang til harddisken din. Pharmaxim kan ikke lese informasjon på harddisken din selv om vi lagrer informasjonskapsler der.

Ulike typer informasjonskapsler som brukes i digitale medier

Nødvendige informasjonskapsler: Disse er nødvendige for at du skal kunne bevege deg rundt i de digitale mediene og bruke funksjonene, for eksempel for å få tilgang til sikre områder i de digitale mediene. Uten disse informasjonskapslene vil ikke våre digitale medier fungere som de skal, og tjenester du har bedt om, for eksempel handlekurver eller sikre kundekontoer, kan ikke leveres.
Ytelsescookies: Disse samler inn informasjon om hvordan besøkende bruker de digitale mediene, for eksempel hvilke sider besøkende oftest går til og om de mottar feilmeldinger fra nettsidene. Slike informasjonskapsler samler inn ikke-personlig informasjon og brukes til å spore besøkstrafikken anonymt eller gi en personlig tilpasset, forbedret opplevelse på nettstedet.
Funksjonelle informasjonskapsler: Disse gjør det mulig for digitale medier å huske valgene du har tatt (f.eks. funksjonen din). Disse informasjonskapslene kan brukes til å huske endringer du har gjort i tekststørrelse, skrifttyper og andre deler av nettsidene som du kan tilpasse.
Informasjonskapsler for målretting eller annonsering: Disse brukes til å levere innhold som er mer relevant for deg og dine interesser. De brukes også til å begrense antall ganger du ser en bestemt annonse, og hjelper oss med å måle effektiviteten av en aktivitet eller reklamekampanje. Noen av våre partnere kan også bruke informasjonskapsler til å vise deg mer relevante annonser når du besøker andre nettsteder. Ofte er informasjonskapsler for målretting eller annonsering knyttet til funksjonaliteten som den andre organisasjonen tilbyr på nettstedet.
Informasjonskapsler for sosiale nettverk: Disse skapes vanligvis av leverandøren av det sosiale nettverket og lar deg dele digitalt medieinnhold med vennene dine via ditt foretrukne sosiale nettverk. Pharmaxim har ingen kontroll over innhold fra våre sosiale nettverkskapsler. Hvis du vil ha mer informasjon om informasjonskapsler for sosiale nettverk fra nettsteder for sosiale medier, bør du lese personvernerklæringene og erklæringene om datadeling på disse nettstedene.

Hvordan administrere og deaktivere informasjonskapsler

De fleste nettlesere godtar informasjonskapsler automatisk. Du kan vanligvis endre innstillingene i nettleseren din slik at informasjonskapsler ikke aksepteres eller lagres automatisk, eller slik at nettstedet varsler deg før det aksepterer informasjonskapsler.

Du kan finne ut mer om hvordan du håndterer informasjonskapsler ved å gå til hjelpefunksjonen i nettleseren din, innstillingene på mobilenheten din eller www.allaboutcookies.org, som gir detaljert informasjon om hvordan du håndterer informasjonskapsler i populære nettlesere. Vær oppmerksom på at deler av våre digitale medier kanskje ikke fungerer som de skal hvis du deaktiverer informasjonskapsler.

Pharmaxim kan supplere eller endre denne policyen gjennom ytterligere policyer og retningslinjer fra tid til annen.