GDPR

 

Tietosuojakäytäntö

Tämä tietosuojapolitiikka on laadittu Pharmaxim AB:lleuuden tietosuoja-asetuksen EU:n asetuksen 2016/679 (EU:n yhteinen tietosuojalainsäädäntö, GDPR, yleinen tietosuoja-asetus) vuoksi, joka tulee voimaan 25. toukokuuta 2018.

Johdanto

Meillä on henkilötietoja työntekijöistämme, asiakkaistamme, tavarantoimittajistamme ja muista henkilöistä eri liiketoimintatarkoituksia varten. Tässä politiikassa kuvataan, miten suojaamme henkilötietoja ja varmistamme, että henkilötietoja käsitellään oikein.

Yrityksen toiminta
Yritys harjoittaa pääasiassa eläinlääkkeiden, reseptivapaiden lääkkeiden, maataloustuotteiden ja kestokulutustavaroiden jakelua ja myyntiä vähittäiskaupassa.

Tietosuojahistoria
Tätä politiikkaa laadittaessa yhtiö ei ole koskaan kokenut tietomurtoa tai henkilötietojen vuotoa.

Laajuus

Tämä politiikka koskee Pharmaximin koko henkilöstöä.
Yritys tallentaa henkilötietoja yleisen tietosuoja-asetuksen 6 luvun perusteella täyttääkseen sopimukset, joissa rekisteröity on osapuolena.
Kaikkien henkilötietojen käsittelyn on oltava välttämätöntä palveluidemme tarjoamiseksi, meillä on oltava oikeutettu tarve, eikä se saa kohtuuttomasti vahingoittaa yksilön yksityisyyttä.

Pharmaximilla on useita toimintoja, jotka yksittäin ja yhdessä varmistavat, että käsittelemme tätä asiaa oikein sisäisesti.
Pharmaximin tietosuojavastaava vastaa muun muassa seuraavista asioista

• Hallituksen pitäminen ajan tasalla tietosuojaa koskevista vastuista, riskeistä ja kysymyksistä.
• Tarkistetaan säännöllisesti kaikki tietosuojamenettelyt ja -politiikat.
• järjestää tämän politiikan piiriin kuuluville työntekijöille koulutusta ja neuvontaa tietosuojasta.
• Vastaaminen henkilöstön, hallintoneuvoston jäsenten ja muiden sidosryhmien tietosuojaa koskeviin kysymyksiin.
• Vastaaminen asiakkaille, toimittajille, sidosryhmille ja työntekijöille, jotka haluavat tietää, mitä tietoja yrityksellä on heistä.

 

IT-päällikkömme vastaa seuraavista asioista

• kaikki järjestelmät, palvelut, ohjelmat ja laitteet täyttävät nykyiset turvallisuusstandardit.
• tarkistaa ja skannaa tietoturvalaitteistot ja -ohjelmistot säännöllisesti yhteistyössä ulkoisen laitteisto- ja verkkopalveluntarjoajamme kanssa varmistaakseen, että ne toimivat asianmukaisesti.
• tutkia tämän politiikan perusteella kaikki kolmansien osapuolten palvelut, joita yritys harkitsee käyttävänsä tietojen tallentamiseen tai käsittelyyn.
• lopuksi tarkistaa ja valtuuttaa yrityksen tietoja käsittelevät kolmannet osapuolet, sopimukset tai tietojenkäsittelysopimukset.

Markkinointikoordinaattori vastaa seuraavista tehtävistä

markkinointitarkoituksiin käytettävä materiaali täyttää täysin politiikkamme ja GDPR:n vaatimukset.

Yrityksen käsittelemät henkilötiedot

Yhtiö käsittelee seuraavien henkilöiden henkilötietoja:

• nykyiset ja entiset asiakkaat
• nykyiset ja entiset toimittajat
• nykyiset ja entiset työntekijät
• työnhakijat
• pankit, leasing-yhtiöt
• nykyiset ja entiset konsultit
• nykyiset ja entiset lentoliikenteen harjoittajat
• viranomaiset

Näitä tietoja käsitellään yrityksessä seuraavissa välineissä

• liiketoiminta- ja palkanlaskentajärjestelmät
• palvelimet, jotka sisältävät sähköpostia ja Outlookin yhteystietoja
• Paperin muoto lukitussa tilassa
• Ruotsin ulkopuolella ulkopuolisten konsulttiyritysten kautta palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnon osalta.
• Kunkin tietovälineen sisältämät henkilötiedot on luetteloitu.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan

• tunnistettavissa olevia henkilöitä, kuten työnhakijoita, nykyisiä ja entisiä työntekijöitä, toimisto-, sopimus- ja muuta henkilöstöä, asiakkaita, tavarantoimittajia, liikenteenharjoittajia ja markkinointikontakteja koskevat tiedot.

Keräämämme henkilötiedot voivat sisältää seuraavia tietoja: henkilön yhteystiedot, koulutustausta, talous- ja palkkatiedot, todistuksia ja tutkintotodistuksia koskevat tiedot, koulutus ja taidot, siviilisääty, kansalaisuus, työnimike, kirjeenvaihto ja ansioluettelo.

Arkaluonteisilla henkilötiedoilla tarkoitetaan

• Henkilötiedot, jotka koskevat henkilöiden rotua tai etnistä alkuperää, poliittisia mielipiteitä, uskonnollista tai vastaavaa vakaumusta, ammattiyhdistyksen jäsenyyttä (tai kuulumattomuutta), fyysistä tai psyykkistä terveyttä tai terveydentilaa, muistia, rikoksia tai niihin liittyviä menettelyjä - arkaluonteisten henkilötietojen käyttöä on valvottava tiukasti tämän politiikan mukaisesti.

Luokkaan "arkaluonteiset henkilötiedot" kuuluvat ainoastaan ammattiliiton jäsenyys ja terveydentila, koska niitä käytetään palkanmäärityksessä ammattiliittoneuvottelujen ja sairauspäivärahojen kautta.

Henkilötiedot jäsentymättömässä aineistossa

Henkilötiedot, joita yritys käsittelee jäsentymättömänä aineistona, ovat sähköpostia. Tietosuojavaltuutettu katsoo, että tavanomaisessa sähköpostikirjeenvaihdossa työtovereiden välillä ja muissa arkipäiväisissä viesteissä olevat ei-arkaluonteiset henkilötiedot eivät edellytä kolmannen osapuolen informoimista.

Kaikki sähköpostit lähetetään aina TLS-salattuna Microsoft Office Outlookissa. Jos yritys saa sähköpostia, joka sisältää arkaluonteisia henkilötietoja, arvioidaan, onko tiedot säilytettävä, ja vasta sen jälkeen ne siirretään aiottuihin digitaalisiin tiedostoihin, ja sähköposti poistetaan aina.

Suostumusvaatimukset

Niiden ei-herkkien henkilötietojen perusteella, jotka yritys rekisteröi asiakkaiden ja toimittajien yhteystiedoista, asetuksen mukaan riittää, että asianomaisille ilmoitetaan, että meillä on rekisteröidyt tiedot ja että he voivat tutustua niihin. Suoraa suostumusta ei tällä hetkellä vaadita.

Yritys on päivittänyt asiakas- ja toimittajarekisteriinsä ajantasaiset yhteystiedot ja lähettänyt tähän liittyen sähköpostiviestejä.

Tietojen tallentaminen

• Jos tiedot tallennetaan paperille, ne säilytetään turvallisessa paikassa, jossa asiattomat henkilöt eivät pääse niihin käsiksi.
• Tulostetut tiedot on hävitettävä niille varatuissa säiliöissä, kun niitä ei enää tarvita.
• Pharmaximissa tallennetut tiedot on aina suojattu vahvoilla salasanoilla, jotka vaihdetaan säännöllisesti.
• CD-levyille tai muistitikuille tallennetut tiedot lukitaan, kun niitä ei käytetä.
• Käytetyt pilvipalvelut täyttävät yrityksen vaatimukset henkilötietojen turvallisesta ja salatusta käsittelystä.
• Kaikki arkaluonteisia tietoja sisältävät palvelimet on hyväksytty ja suojattu tietoturvaohjelmilla ja vahvoilla palomuureilla.

 

Sappirengas

Viranomaiset edellyttävät, että yritys säilyttää tiedot vähintään 7 vuotta sulkemispäivän jälkeen, ja Pharmaxim on mukauttanut menettelynsä tähän. Asiakasrekisterit, toimittajarekisterit ja sähköpostiviestit poistetaan näin ollen vuoden kuluttua 7 vuoden määräajasta.

Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset

Pharmaxim ryhtyy asianmukaisiin ennakkotoimenpiteisiin tietosuojaloukkausten riskin minimoimiseksi. Näihin kuuluvat tallennettujen tietojen määrän minimointi, säilytysajan minimointi ja salattu tallennus. Jos Pharmaxim joutuu tietomurron kohteeksi, tapahtuma on dokumentoitava. Jos tapahtumaan liittyy riskejä yksilöiden oikeuksille ja vapauksille, tapahtumasta on ilmoitettava valvontaviranomaiselle 72 tunnin kuluessa. Jos tapahtuma voi johtaa siihen, että ihmiset altistuvat vakaville riskeille, asiasta on ilmoitettava myös rekisteröidyille. Tätä varten yritys on kehittänyt erillisen menettelyn.

Pharmaximin kaikilla työntekijöillä on tieto ja velvollisuus ilmoittaa todellisista tai mahdollisista tietosuojavirheistä.

(SE) Henkilötietojen käsittely

Pharmaxim AB (556651-2298) käyttää tietoja, jotka annat meille vapaaehtoisesti, kun rekisteröidyt, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä tulevaisuudessa. Henkilötietoja voidaan jakaa muille osapuolille, jos lainsäädäntö tai oikeudelliset prosessit sitä edellyttävät.

Käytettäviä henkilötietoja voivat olla nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, syntymäaika ja muut henkilötiedoiksi katsottavat tiedot. Henkilötietoja säilytetään enintään kahdeksan (8) vuotta.

Suostumuksesi henkilötietojen tallentamiseen tämän politiikan mukaisesti on voimassa, kunnes peruutat suostumuksesi. Kun päätät peruuttaa suostumuksesi, henkilötietosi anonymisoidaan, paitsi jos lainsäädäntö tai oikeudelliset prosessit edellyttävät Pharmaximin jatkavan tietojesi tallentamista.

Sinulla on kerran vuodessa oikeus pyytää maksutta tietoja siitä, mitä henkilötietojasi Pharmaxim AB on tallentanut. Pyyntö lähetetään osoitteeseen info@pharmaxim.com

Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), Ruotsin lainsäädännön ja Ruotsin tietosuojaviranomaisen suositusten mukaisesti. Voit lukea tästä lisää Dataskyddsinspektionenin verkkosivuilta.

Jos sinulla on huomautuksia henkilötietojen käsittelystämme, voit ottaa yhteyttä Ruotsin tietosuojaviranomaiseen. Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä Pharmaxim AB:ssä, voit ottaa yhteyttä osoitteeseen info@pharmaxim.com.

 

(FI) HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Pharmaxim AB (556651-2298) käsittelee tietoja, joita jät vapaaehtoisesti rekisteröitymisen tai muun yhteydenpidon yhteydessä. Henkilötietoja voidaan jakaa muiden osapuolten kanssa lain tai oikeusprosessin vaatiessa.

Käytettäviä henkilötietoja ovat nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, syntymätiedot sekä muut tiedot, jotka luetaan henkilötiedoiksi. Henkilötietoja säilytetäja kahdeksan (8) vuotta.

Tämän käytännön mukaista suostumustasi sovelletaan henkilötietoihisi, kunnes peruutat suostumuksesi. Kun haaste on annettu, tiedot anonymisoidaan ajoissa, ellei laki tai meneillään oleva oikeusprosessi johda siihen, että lääketeollisuus suojaa tietoja edelleen.

Sinulla on oikeus saada tietoja vuosittain turvattujen henkilöiden määrästä. Tietoja voi pyytää sähköpostitse: info@pharmaxim.com

Kaikkien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR), oikeudellisia säännöksiä ja hallinnollisia määräyksiä. Voit lukea lisää tietosuojavaltuutetun verkkosivustolla.

Jos sinulla on huomautuksia henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä tietosuojavaltuutettuun. Jos haluat kysyä Pharmaxim AB:n henkilötietojen käsittelystä, ota yhteyttä info@pharmaxim.com

 

(DK) HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVAT SUUNTAVIIVAT

Pharmaxim AB (556651-2298) käsittelee henkilötietojasi, jotka annat meille vapaaehtoisesti osana asiakassuhdetta, yhteistyön tai muun yhteydenpidon kautta. Henkilötietoja voidaan jakaa muille osapuolille, jos laki, asetus tai tuomioistuimen tai viranomaisen päätös, oikeudelliset vaatimukset tai käynnissä oleva oikeusprosessi sitä edellyttävät.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, syntymäaika sekä tiedot, jotka yhdessä tai erikseen muodostavat henkilötietoja. Henkilötietojasi säilytetään enintään kahdeksan (8) vuotta, jotta rekisteröintiäsi voidaan jatkaa.

Tämän tietosuojakäytännön mukainen suostumuksesi on voimassa, kunnes peruutat suostumuksesi tai poistut rekisteristä. Kun suostumus päättyy automaattisesti, henkilötiedot anonymisoidaan pysyvästi, paitsi jos Pharmaxim AB:n on lain, asetuksen tai tuomioistuimen tai viranomaisen päätöksen, lakisääteisen vaatimuksen tai meneillään olevan oikeudellisen prosessin vuoksi säilytettävä tiedot pidempään kuin tässä käytännössämme on mainittu.

Sinulla on kerran vuodessa oikeus saada maksutta ote sinusta tallennetuista tiedoista. Voit muokata tietoja tai poistaa ne. Tätä voi pyytää sähköpostitse: info@pharmaxim.com
Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ("GDPR" - 2016/679) ja Tanskan tietosuojalain mukaisesti, jotka molemmat tulevat voimaan 25. toukokuuta 2018. Ennen tätä päivämäärää käsittelyä säännellään Tanskan nykyisellä henkilötietolailla.

Jos sinulla on valituksia henkilötietojen käsittelystämme, ota yhteyttä tietosuojaviranomaiseen, joka on tietosuojapolitiikasta vastaava sääntelyviranomainen.

Jos sinulla on muita Pharmaxim AB:n tietosuojakäytäntöä koskevia kysymyksiä, lähetä sähköpostia osoitteeseen info@pharmaxim.com.

 

(ENG) HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Pharmaxim AB (556651-2298) käyttää henkilökohtaisia tietoja ja tietoja, jotka jätät vapaaehtoisesti rekisteröityessäsi ja ottaessasi meihin yhteyttä. Henkilötietoja voidaan jakaa muille osapuolille, jos laki, asetus tai tuomioistuimen tai viranomaisen päätös, oikeudelliset vaatimukset tai käynnissä oleva oikeusprosessi sitä edellyttävät.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, syntymätiedot sekä tiedot, jotka yhdessä tai erikseen muodostavat henkilötietoja.
Henkilötietoja säilytetään enintään kahdeksan (8) vuotta.

Tämän henkilötietoja koskevan politiikan mukainen suostumuksesi on voimassa, kunnes peruutat suostumuksesi tai poistat tilisi rekisteröinnin. Kun suostumuksen voimassaolo päättyy, henkilötiedot anonymisoidaan pysyvästi, ellei laki, asetus tai tuomioistuimen tai viranomaisen päätös, oikeudelliset vaatimukset tai käynnissä oleva oikeudellinen prosessi johda siihen, että Pharmaxim AB voi säilyttää tietoja pidempään kuin tässä henkilötietokäytännössä on mainittu.

Sinulla on kerran vuodessa oikeus saada maksutta ote sinusta tallennetuista tiedoista sekä oikeus saada tiedot oikaistuksi tai poistetuksi. Tätä voi pyytää sähköpostitse: info@pharmaxim.com

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Ruotsin tietosuojalakia (PUL), kunnes se korvataan EU:n yleisellä tietosuoja-asetuksella (GDPR) ja vastaavalla Ruotsin lainsäädännöllä, sekä Ruotsin tietosuojaviranomaisen antamia suosituksia. Voit lukea lisää näistä säädöksistä Ruotsin tietosuojaviranomaisen verkkosivuilta.

Jos sinulla on valituksia henkilötietojen käsittelystämme, sinun tulee kääntyä Ruotsin tietosuojaviranomaisen puoleen, joka on vastuussa yksityisyydensuojan sääntelystä. Jos sinulla on muita Pharmaxim AB:n tietosuojakäytäntöä koskevia kysymyksiä, lähetä sähköpostia osoitteeseen info@pharmaxim.com.

Evästeet

Jatkamalla tämän verkkosivuston käyttöä hyväksyt evästeiden käytön evästekäytäntömme mukaisesti.

Pharmaximin digitaaliset alustat käyttävät evästeitä parantaakseen kävijäkokemusta, mukaan lukien verkkosivustot ja verkkosivustot, joita voi käyttää mobiilisovelluksiemme kautta. Jos et halua vastaanottaa evästeitä selaillessasi verkkosivustoamme, voit aina muuttaa selaimesi ja/tai matkapuhelimesi asetuksia niin, että se ilmoittaa evästeiden vastaanottamisesta, tai voit rajoittaa evästeiden käyttöä tai estää sen kokonaan.

Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka verkkopalvelimet sijoittavat tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi. Evästeiden avulla voit navigoida sivujen välillä nopeammin ja tehokkaammin, muistaa mieltymyksesi, kiinnostuksen kohteesi tai kirjautumistietosi ja yleisesti parantaa käyttökokemustasi. Evästeitä ei voi käyttää koodina tai virusten levittämiseen, emmekä pääse niiden avulla käsiksi kiintolevyyn. Pharmaxim ei voi lukea mitään tietoja kiintolevyltäsi, vaikka tallentaisimme evästeitä sinne.

 

Digitaalisessa mediassa käytettävät erityyppiset evästeet

• Välttämättömät evästeet: Nämä evästeet ovat välttämättömiä, jotta voit liikkua digitaalisessa mediassa ja käyttää sen ominaisuuksia, kuten pääsyä digitaalisen median suojatuille alueille. Ilman näitä evästeitä digitaalinen mediamme ei toimi kunnolla, eikä pyytämiäsi palveluita, kuten ostoskoria tai suojattuja asiakastilejä, voida tarjota.
• Suorituskykyevästeet: Näillä evästeillä kerätään tietoa siitä, miten kävijät käyttävät digitaalista mediaa, esimerkiksi mitä sivuja kävijät käyttävät useimmin ja saavatko he verkkosivuilta virheilmoituksia. Tällaiset evästeet keräävät muuta kuin henkilökohtaista tietoa, ja niitä käytetään kävijäliikenteen anonyymiin seurantaan tai tarjoamaan henkilökohtainen, parannettu kokemus verkkosivustolla.
• Toiminnalliset evästeet: Näiden avulla digitaalinen media voi muistaa tekemäsi valinnat (esim. toimintosi). Näiden evästeiden avulla voidaan muistaa muutokset, joita olet tehnyt tekstikokoon, fontteihin ja muihin verkkosivujen osiin, joita voit mukauttaa.
• Kohdennus- tai mainosevästeet: näitä käytetään tarjoamaan sinulle ja kiinnostuksen kohteillesi paremmin sopivaa sisältöä. Niitä käytetään myös rajoittamaan, kuinka monta kertaa näet tietyn mainoksen, ja ne auttavat meitä mittaamaan toiminnan tai mainoskampanjan tehokkuutta. Jotkin yhteistyökumppanimme saattavat myös käyttää evästeitä, jotta näet relevantimpia mainoksia vieraillessasi muilla verkkosivustoilla. Usein kohdentamiseen tai mainontaan tarkoitetut evästeet liittyvät toimintoihin, joita toinen organisaatio tarjoaa verkkosivustolla.
• Sosiaalisten verkostojen evästeet: Nämä ovat yleensä sosiaalisen verkoston tarjoajan luomia evästeitä, joiden avulla voit jakaa digitaalisen median sisältöä ystäviesi kanssa suosikkisosiaalisen verkostosi kautta. Pharmaxim ei voi valvoa sosiaalisen verkoston evästeiden sisältöä. Jos haluat lisätietoja sosiaalisen median verkkosivustojen sosiaalisten verkostojen evästeistä, lue kyseisten verkkosivustojen tietosuoja- ja tietojenjakamislausunnot.

 

Evästeiden hallinta ja poistaminen käytöstä

Useimmat selaimet hyväksyvät evästeet automaattisesti. Voit yleensä muuttaa selaimesi asetuksia siten, että estät evästeiden automaattisen hyväksymisen tai tallentamisen tai että verkkosivusto ilmoittaa sinulle ennen evästeiden hyväksymistä.

Lisätietoja evästeiden hallinnasta saat selaimesi Ohje-toiminnosta, mobiililaitteesi asetuksista tai osoitteesta www.allaboutcookies.org, jossa on yksityiskohtaista tietoa evästeiden hallinnasta suosituissa selaimissa. Huomaa, että osa digitaalisesta mediastamme ei välttämättä toimi oikein, jos poistat evästeet käytöstä.

Pharmaxim voi täydentää tai muuttaa tätä käytäntöä ajoittain uusilla käytännöillä ja ohjeilla.